Was Sie bei Ausschreibungen für Tourismuskonzepte & -strategien beachten sollten

Unsere Erfahrung zeigt, dass Kund*innen, die eine Tourismuskonzeption für ihren Ort oder ihre Region erstellen lassen möchten, noch Beratungsbedarf zu den Inhalten und zur Vorgehensweise haben. Dabei kommen immer wieder ähnliche Fragen zur Sprache. Und genau diese möchten wir Ihnen im Sinne eines FAQ in unserem Praxistipp beantworten.

Praxistipp Ausschreibungen dwif Inhalt 

Vorbereitung: Was Sie vorab klären sollten

Bevor Sie eine Tourismuskonzeption/-strategie beauftragen, sollten Sie sich zunächst intern mit den folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Was wollen Sie mit der Tourismuskonzeption erreichen?
  • An wen richtet sich diese? Wer sind die Adressaten des Konzepts?
  • Mit wem möchten Sie diese Konzeption erarbeiten?
  • Wer wird die Tourismuskonzeption umsetzen?
  • Macht eine Tourismuskonzeption für den gedachten regionalen Umgriff Sinn oder besteht die bewusste oder unbewusste Gefahr eines Konkurrenzeffektes zu bestehenden touristischen Organisationen oder übergeordneten Destinationen?
  • Gibt es Vorgaben bzw. Erwartungen an die zu beauftragende Tourismuskonzeption von übergeordneter Stelle? (Vorgaben regionaler Tourismuskonzepte; Förderbedingungen von Landesseite)

Wenn Sie hier unschlüssig sind oder vorher die lokalen Partner*innen einbinden wollen, dann könnte Ihnen ein extern und professionell moderierter Sondierungsworkshop zur Ermittlung Ihres tatsächlichen Bedarfs an ein Tourismuskonzept von großem Nutzen sein.

So verschaffen Sie sich Klarheit, sorgen von Anfang für Transparenz und bringen Ihre Wertschätzung für Ihre lokalen Partner zum Ausdruck. Mit den Ergebnissen des Workshops gelingt es Ihnen sicherlich besser, eine bedarfsgerechte Leistungsbeschreibung zu formulieren und/oder eine Ausschreibung zu gestalten. Sprechen Sie uns gerne an. 

Ziel & Anspruch: Wie weit wollen Sie gehen?

Ein Tourismuskonzept ist nicht automatisch ein Marken-, Marketing- oder Kommunikationskonzept. Für die Abschätzung des Aufwandes ist es uns wichtig, dass Sie Ihre Erwartungshaltung formulieren:

  • Welche Erwartungen haben Sie an den Maßnahmenkatalog in Bezug auf Umfang und Ausarbeitungsgrad und an die Umsetzung(svorbereitung) des Konzeptes?
  • Wie weit soll das zu beauftragende Unternehmen im Bereich Marketing gehen? Benötigen Sie „nur“ die marketingstrategischen Grundlagen oder bedarf es auch eines konkreten Handlungskatalogs für die operative Umsetzung?
  • Haben Sie bereits konkrete Vorstellungen, ob, wie oft, in welchem Rahmen und in welchem Personenkreis das Ergebnis des Bearbeitungsprozesses am Prozessende präsentiert werden soll (öffentliche Veranstaltungen, politische Entscheidungsgremien, Vertreter*innen der Tourismusbranche, Bürgerschaft etc.)?

Anforderungsprofil: Das möchten wir von Ihnen wissen

Damit Sie eine zu Ihnen passende Agentur finden, sollten Sie die Ausgangssituation und Ihren Bedarf möglichst konkret beschreiben. Um unser Angebot auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden zu können, helfen uns die folgenden Informationen:

  • Was ist der Anlass für die Ausschreibung, und wie gestaltet sich die Ausgangssituation Ihres Ortes/Ihrer Region? Weisen Sie gerne auch auf lokale oder regionale Besonderheiten hin, die eine besondere Beachtung verdienen.
  • Welche tourismusrelevanten Informationen, Daten oder Studien liegen Ihrerseits oder vonseiten Dritter bereits vor, auf die die Tourismuskonzeption aufbauen könnte?
  • Welche Erkenntnisse möchten Sie im Rahmen der Analysephase gewinnen?
  • Gibt es Sachverhalte, die eine besondere Aufmerksamkeit erfordern? Beschäftigen Sie z. B. spezielle Fragestellungen, die ggf. die Einbindung von Unternehmen weiterer Fachdisziplinen ratsam erscheinen lassen (z. B. Stadt- oder Verkehrsplanung, Landschaftsplanung, Wirtschaftsförderung, Rechts-/Steuerberatung etc.)?
  • Soll die einheimische Bevölkerung mit Veranstaltungen aktiv eingebunden werden?
  • Haben Sie spezielle Fragen im Organisationsbereich (Neustrukturierung einer Organisation, Neudefinition der Aufgaben, Innenmarketing bezogen auf Partner*innen)?
  • Gibt es bereits bestehende Gremien oder Arbeitsgruppen, die die Konzeptentwicklung als Steuerungsgremium begleiten können? Welche Erwartungen haben Sie an den Umfang der Einbindung dieses Gremiums?

Organisatorisches: Der Teufel steckt im Detail

Im Projektverlauf kann es zu Missverständnissen kommen, wenn Auftraggeber*in und Auftragnehmer*in ein abweichendes Verständnis von den zu erbringenden Leistungen haben oder einfache Begriffe unterschiedlich interpretieren. Daher gilt: Je klarer Sie formulieren, was Sie vom auftragnehmenden Unternehmen erwarten, desto mehr ersparen Sie sich Grundsatzdiskussionen während der Bearbeitung. Der Teufel steckt dabei durchaus im Detail, und das, was für Sie selbstverständlich klingen mag, muss es nicht für andere sein:

  • Wer trägt die Kosten für Raummieten, Catering, Technik/Moderationsmaterial? Gibt es Räumlichkeiten, die kostengünstig oder kostenfrei genutzt werden können? (Beachten Sie hierbei bitte aber auch, dass die günstigste Location nicht zwangsläufig der beste Raum für die Freisetzung kreativer Ideen ist.)
  • Wünschen Sie schriftliche Zwischenberichte? Wenn ja: Zu welchem Zweck und in welchem Umfang?
  • Welche (gestalterischen) Anforderungen haben Sie an das Endprodukt? Wünschen Sie einen umfassenden Bericht oder ein kompaktes Strategiepapier?
  • Soll dem Abschlussbericht eine Management Summary vorangestellt werden?
  • Welche zusätzlichen Leistungen wünschen Sie im Zuge des Projektabschlusses (z. B. Layout der Konzeption durch eine professionelle Grafikagentur, Druck in hoher Auflage, publikumswirksame Broschüre)? Soll für die Gestaltung des Berichts ein bestimmtes Gestaltungsmanual herangezogen werden?

Rahmen: Womit Sie bei Tourismuskonzepten rechnen sollten

Immer wieder erleben wir es, dass die Vorstellungen der Ausschreibenden an den Bearbeitungszeitrum oder das vorhandene Budget nicht mit dem erwarteten Leistungsumfang übereinstimmen:

  • Geben Sie dem Prozess genügend Zeit: Ein realistischer Bearbeitungszeitraum für ein Tourismuskonzept liegt in Abhängigkeit vom zu erbringenden Leistungsspektrum zwischen sechs und zwölf Monaten. Wenn Sie eine belastbare Zielgruppenanalyse benötigen, sollten Sie für die Datenerhebung ausreichend Zeit einkalkulieren. Eine Gästebefragung, die nur in einem engen Zeitfenster durchgeführt wird, wird Ihnen angesichts der begrenzten Aussagekraft nicht weiterhelfen. Ferienzeiten können darüber hinaus zeitverzögernd wirken. Zwar halten diese uns nicht von der Arbeit ab, allerdings sollten in dieser Zeit keine teilnehmerstarken Veranstaltungen geplant werden.
  • Planen Sie ein realistisches Budget für den Entwicklungsprozess ein. Ideal wäre es zudem, wenn Sie bewusst Ressourcen für die Umsetzung einplanen. Ob Sie diese selbst für die Einleitung von Schlüsselmaßnahmen oder für eine externe Umsetzungsbegleitung einsetzen, liegt in Ihrem Ermessen. Die Arbeit an der Tourismuskonzeption sollte nach unserer Überzeugung nicht mit einer Abschluss(!)veranstaltung enden, sondern in den Start(!)schuss für die Umsetzung münden.

Vorgaben: Was Sie bei Ausschreibungen beachten sollten

Wie Sie Ihre Entscheidung für den Auftragnehmer treffen, ist natürlich Ihre Angelegenheit. Erlauben Sie uns jedoch, an dieser Stelle unsere Sicht der Dinge darzustellen:

  • Setzen Sie bei der Festlegung der Bewertungskriterien für die Angebote nicht ausschließlich oder überwiegend auf den Preis. Natürlich sollen Sie verantwortungsbewusst mit öffentlichen Geldern umgehen, aber die Kompetenz in der Bearbeitung oder die Qualität und Passfähigkeit eines Angebotes sind in unserer Überzeugung nicht ausschließlich über den Preis zu bestimmen.
  • Als sinnvoll erachten wir auch die Angabe einer Budgetgrenze. Für dieses Vorgehen spricht: Sie erhalten in jedem Fall Angebote, die sich innerhalb Ihrer Budgetvorstellungen bewegen und haben dennoch die Wahl. Die Agenturen passen den Prozess an Ihre finanziellen Möglichkeiten an. Der Wettbewerb bleibt weiterhin über unterschiedliche Leistungsspektren und Ihre Qualitätskriterien gewährleistet.
  • Mit Stirnrunzeln begegnen wir der Abforderung der Zahl der Tagessätze. Wir vermuten, die Ausschreibenden nehmen dies als Kriterium dafür, wie viel Zeit und Aufwand die Bearbeiter*innen bereit sind in die Konzeption zu investieren. Je mehr Tage, so vermutlich der Gedanke, desto mehr habe ich vom beauftragten Unternehmen und seiner Leistung. Unsere Meinung hierzu: Die Zahl der Tagessätze oder die Produktion von Scheinmengen durch differenzierte Tagessätze, deren Nachprüfbarkeit auftraggeberseitig kaum gewährleistet ist, sind kein Kriterium für die Güte und Wirtschaftlichkeit eines Angebotes. Sie benötigen ein tragfähiges Ergebnis und darauf müssen Sie sich verlassen können!

Formalitäten: Empfehlungen für bedarfsgerechte Angebote

Es gibt formale Aspekte bei der Gestaltung einer Ausschreibung, deren Beachtung für uns als möglicher Bewerber sehr hilfreich sind:

  • Kündigen Sie Termine für mögliche Angebotspräsentationen bereits mit dem Versand der Leistungsbeschreibung an, damit wir diese sicherheitshalber schon in den Kalendern der Projektverantwortlichen blockieren können. Hilfreich wäre zudem eine Auswahlmöglichkeit aus mehreren Terminen.
  • Erlauben Sie Ergänzungen/Vorschläge zum von Ihnen formulierten Leistungsspektrum. Vielleicht haben wir ja interessante Ideen oder Anregungen für Sie, an die Sie vorher nicht gedacht haben.
  • Starre Preisblätter schaffen Vergleichbarkeit. Sie sind jedoch nur dann zielführend, wenn die Bausteine des Projekts klar vorgegeben sind und keinerlei Veränderungen erlaubt sind.
  • Lassen Sie Bietergemeinschaften oder Nachunternehmer zu. Damit ermöglichen Sie die Einbeziehung von Spezialist*innen für ausgewählte Themenfelder und gewährleisten eine fachkompetente Bearbeitung aller relevanten Fragestellungen.
  • Schaffen Sie Transparenz darüber, bis wann Sie sich entscheiden werden und wie lange die Bewerber*innen an ihr Angebot gebunden sind.

 

Zum Abschluss noch ein Herzensanliegen

Bitte geben Sie uns in jedem Fall eine Rückmeldung zum Ausgang des Verfahrens. Was Ihnen vielleicht selbstverständlich erscheinen mag, ist es leider nicht immer. Natürlich möchten wir viel lieber für Sie arbeiten dürfen, als dass wir von Ihnen eine Absage erhalten. Aber auch bei einem Misserfolg wollen wir aus unseren Fehlern oder Schwächen lernen. Dazu möchten wir erfahren, weshalb wir Sie nicht überzeugen konnten. Nur aus der Standardantwort „Entscheidung für das wirtschaftlichste Angebot“ können wir leider wenig ableiten.

 


 

Gerne beraten wir Sie auch persönlich.

Qualitaetsmanagement Rolle DMO

Natürlich kann dieser Artikel nicht alle Fragen beantworten oder auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingehen. Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre Mail.

Markus Seibold
Prokurist & Leiter Destinationsmanagement
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